Elektronikus számlázás

Karantén idején

Az elektronikus számlázás régóta központi téma, a személyes találkozások lehetőségének csökkentésével most előtérbe került. Az elektronikus számla a hagyományos számlák modernebb, gyorsabb és praktikusabb formája, amellyel nemcsak időt, de rengeteg pénzt is spórolhatnak a vállalkozók. De mi is az az e-számla?

Az első dolog, amit érdemes tisztázni, az az elektronikus számla fogalma. Ezt érdemes szó szerint is idézni, mivel nem feltétlenül a számla külleméből következik annak elektronikus jellege. A fogalom szerint elektronikus számla az Áfatörvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Már önmagában az vita forrása szokott lenni, hogy mit tekintünk elektronikus számlának. Az alábbi kis tábla ebben próbál eligazítást adni.

Pdf-ben előállított számla

Ami a táblázatból meglepő lehet, az az utolsó előtti eset. A pdf-ben számlát előállító fél képes lehet arra, hogy a számla mentését letiltsa, melyet egy igen drágán beszerezhető dekriptáló programmal menthetővé lehet tenni, de ettől még a számla papíralapúnak minősül.

Vannak programok, melyek egy úgynevezett távszámla előállításában látják a megoldást. A számlák távnyomtatása esetén az történik, hogy a vevő számára egy e-mailt küldünk, amiben egy linkre kattintva tudja kinyomtatni 1 példányban az eredeti számlát. Így nincs szükség a számla kinyomtatására és postázására, viszont nem e-számláról beszélünk.
Fogalmazhatunk úgy is, hogy az csak egy helyrajzi kérdés, hogy a számla melyik nyomtatón jön ki.
A számla vevő általi nyomtatása a gyakorlatban egyre inkább elterjedő megoldás. Nem véletlenül.

Elektronikus számla feltétele

Az elektronikus számlázás eladó által történő bevezetésének feltétele, hogy a vevő jóváhagyását megszerezze.

Ez a jóváhagyás azonban nem kell, hogy külön nyilatkozatban megjelenjen, ha ugyanis a vevő a számlát kifizeti, azzal a jóváhagyást is megkapja az eladó.

Ebből következik az, hogy ez a korlát a gyakorlatban nem létezik, ugyanis mire a könyvelő elé kerül a számla, addigra az már általában ki van fizetve, tehát a könyvelő is kész tények elé van állítva.

Elektronikus számla megőrzése

A vevő szempontjából a legfontosabb konklúzió, hogy az elektronikus számla megőrzését elektronikus módon kell biztosítani is. Ezzel együtt a számla nyomtatott formában is megőrizhető, de egy NAV-ellenőrzés kérheti az elektronikus formátumot is, ugyanis adólevonásra csak az eredeti, elektronikus számla jogosítja a vevőt.

Itt azért meg kell jegyezni, hogy a NAV ebben a tekintetben engedékenyebbnek mutatkozik. 2020. április 16. óta elérhető tájékoztató legutolsó blokkja szerint az adólevonási jogot önmagában azért elvenni nem lehet, mert csak papíralapon van meg a számla. Természetesen az iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása vonhat maga után mulasztási bírságot, de legalább a levonható áfa nem vész el.
Jogos a kérdés, hogy ha egy ellenőrzésre bemutatásra kerül egy kinyomtatott számla, akkor azt az ellenőr miből fogja megmondani, hogy a számla elektronikus vagy papíralapú. Ha nem nyomoz tovább, akkor sehonnan. Az ellenőrzés nyilván megkérdezheti az eladót, illetve a NAV Online számla rendszeréből is kinyerheti (nem minden esetben) ezt az információt.

Az elektronikus megőrzés – a magasztos szöveg szerint – akkor biztosított, ha a módszer védi a számlát a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, és a jogosulatlan hozzáférés ellen, továbbá biztosítva van egy olyan program, ami képes olvasni a fájlt. A digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM-rendelet már abban a tekintetben engedékeny volt, hogy a rendelet által kínált alternatívák mellett megengedi, hogy az adózó találjon ennek megfelelő megőrzési technikát. Viszonylag fapados, de a rendeletnek akár meg is feleltethető megoldásként kínálkozik a külső tárhelyre való mentés, jelszavas védelemmel ellátva. Ezt a megoldást a kisebb vállalkozásoknak érdemes alkalmazni, ugyanis az ilyen szolgáltatásokat nyújtó vállalkozások szolgáltatásainak igénybevétele relatíve költséges lehet.