Gondolatok a civil szervezetek évzárása körül

Feladatok a határidőig

A megszokás tehát az, hogy május 31-ig kell ugyanis teljesíteni az előző évi zárás adatai alapján a számviteli beszámoló és a közhasznúsági melléklet közzétételét és letétbe helyezését, a kapcsolódó év végi adóbevallások és/vagy adónyilatkozatok benyújtását, az szja 1% felhasználásának bemutatását és a KSH éves jelentés beküldését.

A beszámoló elfogadása

Ami a jelenlegi helyzetben a legizgalmasabb, az a folyamat vége. Az elfogadás.

A civil szervezet a létesítő okiratában jelöli ki azt a szervet, melynek hatáskörébe tartozik a beszámoló jóváhagyása. Ez általában egyesület esetén a közgyűlés, a küldöttgyűlés, de lehet az ügyvezető szerv is, alapítványnál pedig a kuratórium. Tekintettel arra, hogy ezek összehívásának szigorú szabályai vannak – melyeket a létesítő okiratukba foglaltak –, és ennek összehívásáért az ügyvezetés felel, mindenképpen egyeztetni kell velük, hogy mikorra készüljön el a beszámolónak az a változata, mely a meghívók kiküldésével a döntéshozók elé kerül majd.

Mivel a beszámolót csak a jóváhagyást követően lehet letétbe helyezni, figyelemmel kell lenni arra is, hogy

• határozatképtelenség esetén megismételt ülésre lesz szükség,
• ha felügyelőbizottság is működik a civil szervezetnél, az előterjesztést felül kell vizsgálniuk az ő ügyrendjük szerint,
• ha könyvvizsgáló ellenőrzi a beszámolót, neki is időt kell erre hagyni még a jóváhagyást megelőzően.

Tegyük fel, hogy a civil szervezet létesítő okiratában azt találjuk, hogy

• a döntéshozó szerv ülését az ülés megtartását megelőzően 14 nappal kell a napirendi pontok felsorolásával és az azokhoz kapcsolódó előterjesztések megküldésével összehívni,
• határozatképtelenség esetén az ülés az eredeti időpont után egy héttel kerül összehívásra ugyanabban az órában ugyanazon a helyen,
• a civil szervezetnél felügyelőbizottság nem működik, viszont a szervezet a beszámoló felülvizsgálatára könyvvizsgálót bízott meg, akinek véleményét a beszámolóról az annak elfogadásáról szóló napirendi ponthoz kapcsolódó előterjesztésnek tartalmaznia kell a kiküldött anyagban.

Ilyen körülmények között, ha utánaszámolunk, ahhoz, hogy a civil szervezet határidőre teljesíteni tudja a beszámoló-közzétételi kötelezettségét, nekünk, könyvelőknek a civil szervezet ügyvezetésével szorosan együttműködve, legkésőbb április végére készen kell lennünk a zárlati munkákkal és a beszámoló számszaki részeivel.

Járvány alatti specialitások

A 2019. évi beszámoló elfogadásának és közzétételének folyamatát jelentősen megnehezítheti a jelenlegi járványhelyzet, így két ponton ad könnyítési lehetőséget a válsághelyzeti szabályozás ezekben a kérdésekben.

Elsőként a 102/2020. (IV. 10.) Kormányrendelet által többek közt lehetőség nyílt arra, hogy a kihirdetett vészhelyzet ideje alatt a civil szervezetek

• döntéshozó szervének ülése, a tag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő részvételével is megtartható, vagy
  határozathozatalára – ha törvényi előírás az ülés tartása nélküli döntéshozatalt nem zárja ki – az ügyvezetés
• kezdeményezésére ülés tartása nélkül is sor kerülhet,

még akkor is, ha a civil szervezet létesítő okirata e lehetőségekről és annak feltételeiről nem vagy e rendeletben foglaltaktól eltérően rendelkezik.

Amennyiben a civil szervezet él ezzel a lehetőséggel, a szabályok megállapítására és a tagokkal való közlésére a civil szervezet ügyvezetése jogosult. A napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető [Ptk. 3:17. § (3) bekezdés], és a határozat tervezetét a tagokkal közölni kell.

Elektronikus hírközlő eszköz útján való jelenlétre vonatkozóan

• meg kell határozni az igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközöket és informatikai alkalmazásokat, és
• ha a civil szervezet ügyvezetése a tagokat (képviselőiket) személyesen nem ismeri, meg kell határozni a személyazonosság igazolásának módját.

A civil szervezet erre kijelölt vezető tisztségviselője vezeti le a döntéshozó szerv ülését és készíti el a döntéshozó szerv ülésének jegyzőkönyvét. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az ülés megtartásának körülményeit is. Jelenléti ívet nem kell készíteni, azonban a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ülésen elektronikus hírközlő eszköz útján részt vevő tagok adatait. A jegyzőkönyvet az ülést levezető vezető tisztségviselő írja alá.

Ülés tartása nélküli döntéshozatal esetén

• a szavazat megküldésére legalább 15 napot kell biztosítani,
• a Ptk. 3:20. § (2) és (4) bekezdését alkalmazni kell,
• a tag a döntéshozó szerv ülésének összehívását vagy az elektronikus hírközlő eszköz útján való megtartását nem kezdeményezheti,
• a tag szavazata akkor érvényes, ha abból egyértelműen megállapítható a tag személye (név, lakóhely vagy székhely, szervezet esetén képviselőjének neve), a szavazásra bocsátott határozattervezet megjelölése – több határozati javaslat esetén a határozattervezetek sorszáma – és az arra adott szavazat, és
• a tag a szavazatát e-mailben is megküldheti, ha az tartalmazza az azonosíthatóságához szükséges adatokat.

Az ügyvezetése köteles – a rendelkezésére álló elektronikus hírközlő eszköz vagy más személyazonosítást lehetővé tevő elektronikus eszköz segítésével – megtenni mindent annak érdekében, hogy a tagok a döntéshozatallal összefüggő tájékoztatást és okiratokat megkapják, valamint, hogy a meghozott döntésekről tájékoztatást kapjanak.
A civil szervezet felügyelőbizottsága tagjának és állandó könyvvizsgálójának tájékoztatására és a döntéshozó szerv ülésén való részvételére a tagokkal azonos módon kerül sor.

A Kormányrendeletből a témához kapcsolódó lényeges részt mutattuk csak be, ezek alkalmazása előtt is szükséges a törvényi szöveg aktuális állapotának megismerése és értelmezése a konkrét helyzetre.

Új határidő

További könnyítés, hogy a 140/2020. (IV. 21.) Kormányrendelet 2. §-ban foglaltak szerint a civil szervezetek számára is adott, hogy számviteli beszámolójukat az eredeti 2020. június 2-i határidő helyett 2020. szeptember 30-ig tegyék közzé.

Ez a határidő-kitolás vonatkozik a társasági és helyi adóbevallásokra is. A 18KOZ közleményre ez a halasztás a jelenlegi szabályozás alapján nem vonatkozik, és más, az évzáráshoz kapcsolódó adatszolgáltatásra sem.

Kiegészítő melléklet

A beszámolókészítéssel kapcsolatban a 2019-es év újdonsága, hogy a kettős könyvvitelt vezető civil szervezetek is kötelesek az egyszerűsített éves beszámolójukhoz a számviteli törvény szerinti kiegészítő mellékletet csatolni. Emiatt átalakult a beszámoló űrlapok „M” lapja. Más változás nincs az előző évekhez képest, illetve az előzőeken kívül csak annyi, hogy az „M” lapról levettek minden eddig szereplő olyan csatolmánylehetőséget, amit eddig sem volt kötelező csatolni a beszámolókhoz, csak zavart okoztak.

A Számviteli törvény rendelkezik arról, hogy milyen adatoknak kell szerepelnie a kiegészítő mellékletben, és arról is, hogy a törvény szerinti egyszerűsített éves beszámolónál milyen szűkítések alkalmazhatók. Mivel a rendelet nem szól arról, hogy pontosan mely jogszabályhelyek alapján készüljön el a törvény szerinti kiegészítő melléklet a kormányrendelet szerinti egyszerűsített éves beszámolóhoz, javasoljuk, hogy ezt a szűkített kiegészítő mellékletet vegyék alapul. Segítségül felsoroljuk, szerintünk milyen minimális adattartalommal kell elkészítenie ezt egy civil szervezetnek, figyelembe véve azt, hogy

• a számviteli kiegészítő melléklet célja a beszámolóban szereplő adatok továbbrészletezése annak érdekében, hogy a szervezet vagyoni és pénzügyi helyzetének, működésének megítélésében az arra számot tartóknak, jelen esetben a szervezet támogatóinak, a szervezet szolgáltatásaiban, juttatásaiban részesülőknek és általánosságban a nyilvánosságnak további, a számvitel szempontjából fontos információkkal szolgáljon,
• a rendelkezések egy része a civil szervezetekre mint a Számviteli törvény szerinti egyéb szervezetekre nehezen értelmezhetők (pl. Számviteli törvény kapcsolt vállalkozás fogalma, valós értéken történő értékelés),
• illetve azt, hogy a kötelező adattartalom egy része már szerepel a közhasznúsági melléklet, illetve a civil törvény szerinti kiegészítő melléklet adatai között.

Ezek tehát a következők:

• A számviteli politika meghatározó elemei, azok változása, eredményre gyakorolt hatása

a) a beszámoló összeállításánál alkalmazott szabályrendszer, annak főbb jellemzői,
b) az alkalmazott értékelési eljárások,
c) az elszámolások, értékelés szempontjából melyek azok a bevételek, költségek vagy ráfordítások, amiket a civil szervezet jelentősnek vagy nem jelentősnek, illetve kivételes nagyságúnak vagy előfordulásúnak tekint.

• Tájékoztató adatok

a) a civil szervezet által alkalmazott munkavállalók átlagos statisztikai állományi létszáma, állománycsoportonkénti megbontásban,
b) amennyiben a civil szervezet beszámolójának összeállításához mérlegképes könyvelőt köteles megbízni, akkor ennek a személynek a szakmai nyilvántartásban szereplő adatai (név, regisztrációs szám),
c) amennyiben a civil szervezet beszámolóját kötelező könyvvizsgálóval felülvizsgálni, vagy azt saját elhatározásából könyvvizsgáló ellenőrizte, illetve a könyvvizsgáló végzett más szolgáltatásokat is ezenkívül a civil szervezet részére, be kell mutatni a könyvvizsgálónak fizetett díjakat jogcímenként, de legalább annak megoszlását az összes számára fizetett díjak tekintetében.

• Mérleghez kapcsolódó kiegészítő adatok (abban a sorrendben, ahogy a mérlegben az egyes mérlegtételek szerepelnek).
• Eredménykimutatáshoz kapcsolódó kiegészítő adatok (abban a sorrendben, ahogy az eredménykimutatásban az egyes eredménytételek szerepelnek).
• Mutatószámok: nem kötelező, mégis beszédes lehet néhány, a civil szervezetre jellemző mutatószámmal is érzékeltetni a szervezet vagyoni és pénzügyi helyzetét, illetve a jövedelmezőségi mutatók helyett inkább úgy fogalmaznánk: a felelős gazdálkodást bemutató mutatószámokat. Ezek az eszközök és források összetétele, a saját tőke és a kötelezettségek (idegen tőke) egymáshoz viszonyított aránya, a likviditás és a fizetőképesség mutatószámai, a bevételek és ráfordítások összetétele stb.

Ha már kötelező, próbáljuk meg ezt is lehetőségként felfogni, a támogatók, adományozók bizalmának elnyerése érdekében. Ha nem készít a nyilvánosság számára szakmai beszámolót a szervezet, a nem kötelező adatokkal, mutatószámokkal is érdemes a kiegészítő mellékletet kibővíteni, hogy a számok mögötti tartalom is megismerhető legyen.