Könyvelői etika

Miért fontos, hogy beszéljünk róla?

Azt, hogy a szakmában lévő szolgáltatóknál van igény az etikus viselkedésre, mi sem bizonyítja jobban, mint hogy sok könyvviteli szolgáltató a honlapján vagy hirdetésében deklarálja azokat az etikai normákat, amelyek fontosnak. Ez egyben az ügyfelek felé is egy tájékoztatás arra, hogy aki számára ezek az értékek nem mérvadók egy szerződéses és munkakapcsolatban, azok ne is keressék.

Egy 2016-os felmérés alapján a megkérdezett könyvelők szinte teljes mértékben kiálltak amellett, hogy a szakmának jót tenne egy közérthető és használható közös etikai kódex. Én persze kiegészíteném azzal, hogy jó lenne az is, ha lenne egy olyan „testület”, amihez el lehetne juttatni azokat az észrevételeket és könyvelőket, akik vétenek a szakma elvárásai ellen.

Külső elvárások a könyvelővel szemben

Alapkövetelmény, hogy a könyvelő rendelkezzen elégséges képesítéssel ahhoz a munkához, amit elvállal. Ezen a területen a „túlképzettség” csak előny, hiszen nagyon gyakran a feladatok túlmutatnak a könyvelésen és bérszámfejtésen.

Bármely szakmai képesítés azonban csak annyit ér, amennyit abból aktívan tudunk használni. A szakmai tudás szinten tartása, illetve folyamatos növelése jogos elvárás az ügyfelek részéről. A gyakorlat azt mutatja, hogy a kötelező továbbképzéseken való részvétel önmagában csak a kreditpontok összegyűjtéséhez elégséges, de ennél több kell. Valahol ez is az etika része, hogy mer-e a könyvelő egy ügyféllel szemben úgy leülni, hogy annak ismerethiány miatt téves, félrevezető információkat ad.

Magam részéről ide sorolom azt az esetet is, hogy ha egy könyvelő azért nem ajánlja a kisvállalati adót az ügyfelének, mert nem ismeri a szabályait. Egy olyan lehetőség választása, ami az ügyfélnek teljesen szabályos keretek között kevesebb adófizetési kötelezettséggel jár, azt a könyvelőnek szinte kötelező lenne ajánlani.

Az egyedül dolgozó szolgáltatók tudják, mekkora segítséget jelent számukra valamely szakmai szervezethez való tartozás. Minden szervezetnek van saját belső szabályzata, amelyben a tagsággal járó jogok mellett kötelezettségek is szerepelnek. E kötelezettségek nem teljesítése, illetve a szervezetről való véleménynyilvánítás szabályzatban deklaráltan vagy anélkül etikai kérdés. A könyvelőknek a szakmai szervezeteken belüli viszonya – a szakmai szervezeti tagság előnyei, a közös érdekrendszer ellenére – is lehet konfliktusforrás. Oka lehet pozícióharc, klikkesedés, személyes motivációk, érdekellentétek stb. Ezért a szervezet belső szabályai, etikai normái és az ezek betartását vagy esetleg be nem tartását szankcionáló rendelkezései, etikai szervei igazságot tudnak tenni a vitás kérdésekben.

Aki több szervezetnek is tagja, annak természetesen az összes szakmai szervezethez kapcsolódó etikai normarendszert be kell tartani. Külön ki kell emelni, hogy a kamarai tag könyvvizsgálókra a könyvviteli és egyéb, általuk végezhető tevékenységükre is érvényesek a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Etikai szabályzatában foglaltak.

Az etikus könyvelő igyekszik minden területen jogszabálykövető lenni – nemcsak az ügyfeleit tereli ebbe az irányba, hanem maga, a saját vállalkozásában is a mindenkor érvényes szabályok szerint működik. Sajnos gyakori, hogy „lyukas a suszter cipője”. Tudjuk, hogy kicsi a különbség az adóoptimalizálás és a jogszabályok kikerülése között. De pont egy e területen dolgozó szakembernek kell példát mutatnia.

A saját adózási megoldások mellett a külvilág számára nyújtott kép – túl a saját belső igényességen – fontos, hiszen jogos etikai elvárás a könyvelővel szemben a gazdasági átláthatóság. Ez alapvetően a saját cégről közzétett beszámolójában nyilvánul meg.

Ebbe a külső képbe tartozik bele, s utal a könyvelő jogszabálykövető hozzáállására, hogy megbízható és/vagy köztartozásmentes adózónak minősül-e.

A könyvelő etikus viselkedéséről árulkodik az is, hogy ha a könyvelő a NAV Központi Irányítás Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Iroda (NAV PEI) a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) szerinti felügyeleti eljárás során hozott határozatában bejelentési kötelezettség elmulasztása miatt elmarasztalásban részesült.

Könyvelő és ügyfél

Az etikus viselkedés az ügyfél és könyvelő megismerkedésekor, majd az ajánlattételnél kezdődik. Csak olyan szolgáltatásokra és feltételekre szabad ajánlatot tenni, amelyet a könyvelő a későbbiekben is teljesíteni fog tudni.

A könyvelő és ügyfél együttműködését a könyvelői szerződésbe (vagy szerződés és ÁSZF) kell foglalni. A polgári törvénykönyv is előírja, hogy a feleknek a szerződéskötést megelőzően meg kell tárgyalni az együttműködés feltételeit. Mindkét fél számára világossá kell tenni a szolgáltatás tartalmát, a felek jogait és kötelezettségeit. Minden szolgáltató számára hasznos tapasztalat, amikor a potenciális ügyfél a szerződéstervezetet áttanulmányozza, ügyvéddel átnézeti, és kérdései merülnek fel. Lehet, hogy ezeket a kérdéseket jobban ki kell fejteni, el kell magyarázni. Nem szabad „zsákbamacskát árulni” vagy direkt elhallgatni olyan feltételeket, amelyeknél feltételezhető, hogy az ügyfél ismeretanyaga, rálátása kevés vagy mást ért a szerződésben használt kifejezések alatt. A szerződéskötésnél tanúsított etikus viselkedés az ügyfelet is hasonló hozzáállásra kell (kellene), hogy ösztönözze.

A szerződéses kapcsolat alatt mindent meg kell tenni a vállalt kötelezettségek teljesítése érdekében. Amennyiben bármilyen akadályoztatás fordulna elő (például a könyvelő nem tud elkészülni időben a bevallással), akkor már a kockázat felmerülésekor etikus tájékoztatni az ügyfelet a megoldás közösen megtalálása érdekében.

A szerződéseknek fontos eleme az a garanciarendszer, amit a felek adnak egymásnak arra, hogy a vállalt kötelezettségeiknek eleget tudnak tenni. A garanciákat előrelátó módon, az ügyfél és szolgáltató közötti kapcsolatrendszer minden elemét figyelembe véve kell megadni.

Etikátlan (és jogsértő is) olyan garanciák nyújtása, amelyek nem állják meg a helyüket.

Az egyik legfontosabb elvárás az ügyfél oldalán a titoktartás. Bár erre több jogszabály is rákényszeríti a szolgáltatót (Ptk., üzleti titokról szóló törvény, GDPR), mégis, a szolgáltatónak ezt alapvető etikai normaként kell kezelnie. Lehet, hogy amit egy beszélgetésben csak egy példálódzásnak szánunk, az mégis túlmutathat az etikus viselkedés írott vagy íratlan szabályain. Épp a titokvédelemmel kapcsolatosan vet fel sok szolgáltatóval szemben aggályokat a magánélet és a munka egy térben, egy közegben való kezelése (Pl. home office). Ebben a helyzetben talán az etikus viselkedés megköveteli, hogy a szolgáltató az ügyfél adatainak védelméről, biztonságáról vagy annak esetleges veszélyeiről korrekt tájékoztatást adjon.

A konkrét szerződésen túlmutat a könyvelő (könyvelőiroda minden munkatársa) ügyfelekhez való hozzáállása. Ebbe beletartozik a nyitottság, segítőkészség, a korrekt emberi hangnem és még számos olyan viselkedés, amely a napi munka hatékonyságát, az ügyfél megelégedettségét támogatja.

Amikor az ügyfél egy másik vagy előző könyvelőt negatívan minősít, akkor lehet, hogy akinek mondja, róla is így fog majd később másoknak nyilatkozni. Az éremnek mindig két oldala van. Ahhoz, hogy mi is véleményt alkothassunk az ilyen kérdésekben, mindig meg kell a másik oldal véleményét, tetteinek okait, a körülményeket is ismerni. Nem etikus a meggyőződés nélküli véleményalkotás.

Könyvviteli szolgáltatók egymás között

Azzal, hogy valaki kimondja, ő „könyvelő”, már ez önmagában megkövetelne egyfajta szakmához illő viselkedést. Sok esetben lehet látni, tapasztalni olyan megnyilvánulásokat, amelyek a számviteli szakma hírnevét rombolják. Az lenne az elvárható és etikus viselkedés, ha a számviteli szakemberek a szakmai kapcsolataikban és azonkívül is emelt fővel tudnák vállalni önmagukat.

A könyvelői etika kérdése talán leggyakrabban a könyvelők közötti kapcsolatokban merül fel. Az előző könyvelővel a viszony gyakran azért nem felhőtlen, mert a volt könyvelőt valamilyen sérelem ért (pl. ügyfélváltás miatti anyagi kiesés, inkorrekt ügyfélviselkedés). Könyvelőváltásnál az lenne az etikus viselkedés, ha a titoktartási szabályok alól az ügyfél feloldást adna a szolgáltatóknak, s a régi könyvelő ez alapján tudná az új szolgáltató munkáját segíteni. Ahol ez nem lehetséges, ott az ügyfélen keresztüli anyag- és információtovábbítás lehet működőképes. Mivel a könyvelési anyagok átadására vonatkozóan nincs írott szabály, ezért a könyvelői szerződésben foglaltaknak megfelelően kell eljárni. Amikor azonban a szerződés a szerződésbontásnál alkalmazandó protokollokra nem tér ki, akkor bizony gyakorta találkozhatunk etikátlan megnyilvánulásokkal is. Persze minden átadandó bizonylatra, dokumentumra vonatkozó szabályt le lehet vezetni valamilyen jogszabályból, de egy ilyen felfokozott helyzetben és az ügyfél hozzá nem értése miatt tényleg csak a könyvelők „cicaharcának” tűnhet az átadás-átvételi folyamat. Szerencsére vannak jó példák is szép számmal!

Ügyfélszerzés reklámmal

Gyakran keresnek a könyvviteli szolgáltatók új ügyfeleket reklám útján. Tapasztalatból tudjuk, hogy vannak olyan hirdetések, amelyek nemhogy vonzanák, hanem inkább taszítják a célközönséget.

Időnként a közösségi oldalon is megjelennek olyan hirdetések, ahol a könyvelők lejáratásával akarják váltásra ösztönözni a vállalkozókat. Szerintem egy igazi öngól, ha mindezt egy könyvelőszakmai csoportban teszik. Szerencsére a könyvelők ezeket e posztokat pillanatok alatt darabokra szedik.

Az etikus reklámozásnál kerülni kell az alábbiakat:

• megtévesztő információk – ez lehet félretájékoztatás, valótlan információ közlése, illetve fontos információk elhallgatása;
• agresszív módszerek alkalmazása – azok a módszerek, amelyek nyomásgyakorlás alkalmazásával próbálják a potenciális megrendelőt, ügyfelet rávenni arra, hogy a reklámozó szolgáltatását vegye igénybe.

Az általánosságban is tiltott reklámozási módszerek természetesen a könyvelésre is igazak, úgymint:

• hamis „ingyenes” ajánlatok,
• „ingyenes” nyereményekkel, illetve ajándékokkal kapcsolatos hamis ajánlatok,
• hamis „különleges” ajánlatok,
• korlátozott ajánlatra vonatkozó hamis állítások,
• gyakori és nem kívánatos ajánlatok.

Ha a szolgáltatóknak vannak saját etikai és morális normái, akkor az nagy segítség a napi problémák megoldásában, a rövidebb és hosszabb időszakot is átölelő nehezebb időszakokban, a kialakult konfliktusok kezelésében.