Mitől jó a könyvelés? – Személyi feltételek

Humán erőforrás

A könyvviteli szolgáltatás jellemzően emberi erőforrásra épül. Nagy szerepe van az elvárt eredményben a könyvelőiroda vezetőjének, az alkalmazottaknak és mindenkinek, aki munkájával kapcsolódik a szolgáltatásokhoz.

A nem egyszemélyes könyvviteli szolgáltatónál (könyvelőirodánál) úgy célszerű a személyi állományt kialakítani, hogy

• rendelkezzenek a munkavállalók többirányú szakmai képzettséggel, szakismerettel;
• egy adott feladatot legalább két fő el tudjon látni;
• az iroda alkalmazottai külsőjükben, kommunikációjukban illeszkedjenek a könyvelőiroda saját magáról kialakított képéhez.

Persze egy ilyen irodát összeállítani nagyon nehéz, de legalább olyan nehéz vezetői feladat a munkavállalókat megfelelően motiválni, belőlük a legjobb teljesítményt kihozni.

A könyvelőirodán belüli munkaszervezés alapvetően kétféle lehet:

• Egy adott ügyfél egy munkatárshoz tartozik, s ennek a munkatársnak a feladata az ügyféllel kapcsolatos összes feladat (könyvvezetés, adózás, bérszámfejtés, tanácsadás). Ennek a rendszernek az az előnye, hogy egy személynél koncentrálódnak az információk, de egyben hátrány is, hiszen hosszabb-rövidebb kiesésnél nehéz az ilyen univerzális személy pótlása.
• A könyvelőirodán belül munkamegosztás működik, más-más személy könyvel, végzi a bérszámfejtést, az adózást vagy a tanácsadást. Ennek a megoldásnak az előnye, hogy az iroda ki tudja használni a specializáció előnyeit, de olyan belső információs csatornát kell kidolgozni, amelyben mindenkihez eljutnak az ügyféllel kapcsolatos adatok.

Bármelyik struktúrát is választja az iroda, ahhoz, hogy az ügyfél érezze a vele való törődést, célszerű a könyvelőiroda működését úgy kialakítani, hogy minden ügyfélnek legyen „gazdája”. Ő az a könyvelő, koordinátor vagy vezető, aki összefogja a könyvelőiroda és az ügyfél közötti kapcsolatokat.

Helyettesítés

Célszerű átgondolni, hogy milyen időtávú kiesésnél vagy felmerülő kérdéseknél áll be a könyvelő helyettesítésére való igény. Ilyen időszakok lehetnek a szabadsága, betegsége, szakmai továbbképzésen való részvétele, külső ügyintézés esetén. Az ügyfél számára biztonságot jelent, ha tudja, hogy számíthat a könyvelőre, (a nyitvatartási időben) valaki kompetens személy fog a dolgaival foglalkozni.

A könyvelőiroda vezetőjének előzetesen koncepciót kell kialakítani arra, hogyan biztosítja a szolgáltatást az előre nem látott létszámkiesések (betegség, munkavállaló kilépése) esetén.

A könyvelők munkaerőpiacán is egyre komolyabb gondot jelent a minőségi munkára képes szakemberek hiánya. A vállalt kötelezettségek teljesítéséhez szükséges élőmunka biztosításának lehetőségeit előre fel kell térképezni. Ezek módja sokféle lehet, sőt akár több lehetőséget is ki lehet alakítani.

Néhány ötlet:

• A szolgáltatón belüli munkaátszervezés akkor lehetséges, ha többen dolgoznak a könyvelőirodában.
• Rövidebb időszakokra megoldható túlmunkával, hétvégi munkával.
• Szerződést lehet kötni olyan vállalkozással, amely rövidebb-hosszabb távra tud munkaerőt kölcsönözni.
• Más könyvelőirodával is lehet olyan együttműködést kialakítani, amellyel kisegítik egymást a szolgáltatók.

A lényeg, hogy az ügyfél minél kevesebb hátrányt szenvedjen el az ilyen létszámkiesésből, illetve a könyvelőiroda továbbra is biztosítsa az ügyfél által elvárt, illetve a szerződésben vállalt tartalmú szolgáltatását.

Meg kell szervezni a könyvelőnél dolgozó alkalmazottak kötelező szabadságkiadása alatti ügyfélkezelést és szolgáltatásnyújtást is. Ehhez is több megoldás létezik:
egységes, a határidők figyelembevételével történő irodaleállás;
személyre szabott helyettesítési rendszer kidolgozása.

Egyedül működő szolgáltatók

A csak egyedül működő könyvviteli szolgáltatók nagyon kiszolgáltatottak. Az ügyfél hamar megérzi, ha nem azzal a vehemenciával működik a könyvelő. Ez nyomasztó teher is lehet a könyvelőn! (Nincs szabadság! Készen kell határidőre lennie!) Ennek a folyamatos pszichés nyomásnak a csökkentésére célszerű olyan partnerségi kapcsolatokat kiépíteni, amelyek növelik a szolgáltatás biztonságát. Ennek is számos módja lehetséges.

A végső cél az ügyfelek hatékony és szerződésben foglaltak szerinti kiszolgálása. Ennek több módja is lehetséges, vagy több lehetőséget kell a háttérben kiépíteni, biztosítani.

• Vannak olyan könyvelők, akiknek van szabad kapacitása. Közülük sokan vállalnak időszakos munkákat.
• Ki lehet alakítani olyan együttműködést is támogató könyvelői hálózatot, ahol a könyvelők azonos gyakorlatot valósítanak meg, hasonló elveken alapul az ügyfélkezelés. „Végveszély” esetén – üzleti alapon vagy a kölcsönösség elve alapján – a könyvelők ki tudják egymást segíteni bizonyos feladatok ellátásában. Ezek a rendszerek az „aki ad, az nyer” filozófia alapján működnek, azaz mindenkinek a jól felfogott érdeke, hogy segítse a többiek munkáját, hiszen így kaphat ő is támogatást akkor, amikor neki van rá szüksége (pl. hálózatban való működés, kollegialitás).
• A szakmai szervezetekben is folyamatosan alakulnak ki olyan személyes kapcsolatok, amelyekre a könyvelő biztonsággal támaszkodhat. Ezek lehetnek akár munkába való bekapcsolódás, módszereknek az átadása stb.

A személyi kérdések között – mind a könyvelőiroda biztonságos működése, mind az ott dolgozók számára egyértelmű elvárások miatt – fontos a munkaköri leírások léte.
A munkaszerződésben mindenképp rögzíteni kell a munkakört, de hogy konkrétan milyen feladatok tartoznak a munkakörbe, azt a munkáltató jogosult meghatározni. A munkáltatónak tájékoztatási kötelezettsége áll fenn a munkakörhöz tartozó feladatokat és azok változását illetően. A feladatok felsorolása jellemzően a munkaköri leírásban ölt testet. A munkáltatónak lehetősége van ideiglenesen, a munkaszerződéstől eltérően, más munkakörben foglalkoztatni a dolgozót.

A személyi kérdések közé sorolható a dolgozók külső megjelenése, viselkedése, kommunikációja, hiszen ebből az ügyfél véleményt alkothat a könyvelőirodáról. Itt a negatív megjelenés, viselkedés az, ami nagyon sokat tud rontani a helyzeten, hiszen az elvárható stílus, magatartás a természetes. A könyvelőiroda vezetőjének kell megoldania azt, hogy a különbözőképp szocializálódott könyvelők egységes irodaképet nyújtsanak. Ez a kérdéskör nagyon sok apró részletnek az átgondolását, szabályok közé szorítását ölelheti fel. Mivel többségében női munkaerőről van szó, könnyen előfordulhatnak egyénieskedések, divathullámok, amelyek nem biztos, hogy segítenek egy megnyugtató számviteli és adózási háttér képének a kialakítását. Ide tartoznak – természetesen a teljesség igénye nélkül:

• dolgozók ápolt megjelenése;
• tiszta, rendezett és nem kirívó öltözködés;
• udvarias viselkedés;
• személyeskedések, egyéni vélemények közlésének kerülése, illetve az ügyfél ilyen jellegű kérdésekről való faggatása;
• a kapcsolat és a probléma jellegének megfelelő írásbeli és szóbeli kommunikáció;
• saját munkakörnyezet rendben tartása.

Mindezekre célszerű a könyvelőirodán belül szabályozásokat bevezetni. A rögzített irodai rend nagy segítséget jelenthet a pályakezdő vagy a könyvelőirodába integrálódó munkavállalóknak is a könnyebb beilleszkedésre.